עסקים, משרדים – שתי מילים אלה הולכות תמיד ביחד. במשרד, אנו מתכוונים כרגע לא למבנה הפיזי, אם כי גם הוא חשוב כמובן, אלא לפעילות המשרדית. אי אפשר בלי זה! אבל מסתבר שבהחלט אפשר לעשות זאת, גם בדרכים מעט יוצאות דופן. שירותי משרד מציגים בפני עסקים אופציה מעניינת מאוד ושימושית. לפניכם סקירה קצרה של נושא זה, בעזרתה תבינו כיצד שירות כזה עשוי לחסוך לכם בהוצאות ומדוע זהו שירות מבוקש כל כך כיום.
החשיבות העסקית
כל היבט של הפעילות בעסקים, הוא מקור מתמיד לייעול. אם לא שמים לכך לב, הוא עלול מצד שני להיות מקור מתמיד לבזבוז, סרבול ופגיעה ביכולות העסק. ניהול המשרד הוא בוודאי תחום מרכזי מבחינה זו, אשר עסקים לא יכולים להרשות לעצמם, שהוא לא יתפקד כהלכה. אחת הדרכים לייעל זאת, היא באמצעות מיקור חוץ של פעילות זו, לגורם חיצוני מקצועי. בכדי לקבל רושם מהיר על מה שאנחנו מדברים, לחצו כאן ותוכלו להתרשם משירותי משרד במיקור חוץ. מייד גם נרחיב על כך במאמר עצמו. מיקור חוץ כשלעצמו, הוא שיטה וותיקה ומוערכת, אשר מרחיבה את האפשרויות שעומדות בפני עסקים. אז מה מציעים שירותים מסוג זה?
במבט על
שירותי משרד במיקור חוץ, ייכללו לפחות את ההיבטים הבאים:
- שירותי מזכירות – מה שניתן לתאר כפעילויות קלאסיות של משרד עסקי. זאת, כולל מתן מענה מקצועי לטלפונים נכנסים או ניהול יומן עבור העסק בצורה מסודרת.
- סיוע בשיווק – שיווק הוא אמנם תחום התמחות מיוחד בפני עצמו, אך יש בו גם משימות שגרתיות מסוימות, בהן שירותי משרד עשויים להשתלב. למשל בטיפול במשלוח ניוזלטרים שיווקיים.
- הנהלת חשבונות – שירותי משרד עשויים להשתלב גם בפעילויות מסוימות של ניהול כספי והנהלת חשבונות, כגון גביית תשלום מלקוחות.
- מנהלות שונות – הרשימה האפשרית של פעולות למעשה ארוכה למדי, בהתאם למאפיינים של כל עסק ועסק. דוגמאות נוספות עשויות להיות אינטראקציה שוטפת מסוגים שונים, מול ספקים, עובדים ואפילו לקוחות, תמלול והקלדה או תיאום פגישות.
מגוון התועלות
שירותי משרד עשויים לספק לעסק תועלות רבות, אם מיישמים אותם בצורה חכמה. למשל:
- תועלות שנובעות מצמצום עובדים שכירים – שירותי משרד במיקור חוץ, יבואו במקום העסקה פנימית בעסק של עובדים שכירים. שינוי זה מפשט עניינים מאוד ואף עשוי להוזיל את העלויות סביב פעילויות אלה.
- תועלות שנובעות מחסכון במקום ובציוד – מאחר שמדובר בעבודה מרחוק מול ספק חיצוני, הדבר חוסך את הצורך בעמדות עבור מזכירות וכדומה בתוך העסק. הוא אולי לא יבטל זאת לגמרי, אך בוודאי יצמצם את היקף העמדות ואת כל הציוד שדרוש עבורן.
- שיפור ברמת הפעילויות – הסתייעות בשירותים מסוג זה, מקדמת התייעלות בעסק. אם עובדים עם מקצוענים מנוסים, הדבר בהחלט עשוי להעלות את הרמה עבור העסק.
- פינוי משאבים – המשאבים שחוסכים בצורת עבודה כזו, הם משאבים כספיים, משאבי זמן, מקום וציוד בתוך העסק. ניתן להפנות את החיסכון שמתקבל בצורה כזו, אל מטרות אשר חשובות לכם יותר.
- גמישות – שירות מסוג זה, ניתן לשכור לכל משך זמן מבוקש ובכל היקף רצוי. ניתן לעשות זאת זמנית, סביב צורך שמתעורר למשך זמן קצר יחסית. ניתן להיעזר בכך לשם הרחבת יכולות קיימות ולצמצם את השימוש בכך בהמשך. היא לא מחייבת מעבר מלא לצורת עבודה זו, אלא ניתן לשלב זאת, גם בפעילות עסקית רגילה. כך שבשורה התחתונה, מתקבלת גמישות, תודות לריבוי האפשרויות.
לסיכום
מומלץ לחשוב באופן רחב ופתוח ולא לסגור בפני עצמכם אפשרויות – לשקול שימוש בשירותי משרד. אין כמעט עסק, אשר שירותים כאלה לגמרי לא רלוונטיים עבורו.
