מוקד טלפוני לארגונים וחברות: כל היתרונות של השירות לעסק שלכם

הצלחתם של עסקים, תלויה במידה רבה למדי באינטראקציה איכותית עם לקוחותיהם. ככל שהעסק גדול, כך היקף הלקוחות נוטה להיות גדול וגם היקף התקשורת שנדרשת מולם. פתרון מצוין לתקשורת טובה עם לקוחות מספק מוקד טלפוני בענן. למה מוקדים מסוג זה משמשים? כיצד הם עשויים לעזור לשיפור תקשורת הפנים והחוץ של הארגון? ולמה חשוב כל כך, לבחור בספק טוב?

מגוון שימושים, לשיפור התקשורת

בהגדרה תמציתית, מוקד טלפוני הוא מחלקה בעסק, אשר מטפלת בשיחות נכנסות ובשיחות יוצאות. “מרכזיה" אם תרצו. אם כי חשוב להבדיל בין המרכזייה הזו במובן של מחלקה עסקית לבין מרכזיה במובן של תשתית טכנולוגית עבורה. תקשורת מול גורמי חוץ שונים, היא חלק מפעילויות עסקיות שגרתיות רבות. לעתים חלק קריטי ממש. לכן, השילוב של השניים – תשתית המוקד הטכנית והצוות שמשתמש בה, עשוי לתרום לארגון רבות, במגוון דרכים. שרות מוקד טלפוני איכותי בענן, הוא שירות יעיל שכל ארגון צריך, אם מעוניינים להפיק את המיטב מתקשורת זו. באמצעות מוקד כזה, ניתן למשל:

• לשווק – לבצע מגוון פעילויות עבור מחלקת השיווק, כולל באמצעות פנייה לרשימות "לידים".
• לקדם את שרות הלקוחות – לספק ללקוחות מוצרי או שירותי החברה, את שרות הלקוחות הטוב ביותר שאפשר. כמובן, האינטראקציה הטלפונית היא לעתים רק חלק קטן מנושא התמיכה והשרות. עם זאת, היא לרוב חלק חשוב ולפעמים גם חלק חיוני במסגרתה.
• לקבל הזמנות והודעות – מוקד קבלת הזמנות או קבלת הודעות.
• לתאם פגישות – לתאם פגישות עם גורמים שונים בעסק או עבורם, בהפעלה כמוקד טלמיטינג.

יכולות לדוגמה

לשרות מוקד טלפוני יש תכונות רבות, שלא כאן המקום לפרט את כולן. אך אלה כמה דוגמאות מעניינות:

ניהול נוח

יכולת ניהול נוח של כל הפעילות והשלוחות השונות. יכולת לקבל מידע מפורט על פעילות המערכת ולהתעמק במידע בדרכים שונות.

נתב שיחות מתקדם

Interactive Voice Response היא היכולת לקבל שיחות באופן אוטומטי. גם אם מספר נציגי השרות קטן ביחס להיקף הפונים, מערכת כזו תענה להם מייד, תאפשר להם לנתב את עצמם באופן קל ומהיר ואף תוכל לספק להם מידע שמותאם עבורם אישית.

הקלטה

הקלטת שיחות היא תכונה חשובה בפעילות מסוג זה. מערכת המוקד הטלפוני כוללת יכולת זו באופן אינטגרטיבי, קל ונוח לשימוש. קלות ההפעלה חשובה ביותר, מאחר שהיא מעודדת שימוש ביכולת זו, שהיא לעתים צורך חיוני עבור העסק.

הצפנה

מערכת עם מידע רב מסוג זה ופעילות קריטית אשר מבוצעת דרכה, זקוקה לאבטחה טובה. אחת הדרכים לתת לכך מענה איכותי, היא ליישם הצפנה.

חשיבות הספק

שרות מסוג כזה יהווה רכיב חיוני בפעילות החברה. לעתים, הוא יהיה חוליה מרכזית בשרשרת פעילויות, אשר תלויות זו בזו. לכן, ישנה חשיבות גדולה לכך שהשרות יהיה איכותי וגם יציב. בכל מקרה תקלה או סיבוך טכני כלשהו, הייתם רוצים את היכולת לפנות לתמיכה יעילה של ספק השרות. לכן, חשוב מאוד לבחור ספק זה מראש בחוכמה. חברת Voicenter מציעה מערכת טלפוניה משוכללת לעסקים, במודל של שירות ענן. מוקד טלפוני, הוא רק אחד מאוספי היכולות שהיא מציעה. שירותי החברה פועלים על בסיס ענן טלפוניה, אשר מבוסס על חמישה Data Centers. חוות שרתים אלה, נמצאות במיקומים גאוגרפיים שונים, אשר תורמים לגישה קלה מכל מקום וליציבות המערכת. המיקומים הם ארץ ישראל, אירופה, ארה"ב, הונג-קונג ואוסטרליה.

לסיכום

אין ספק, כי מוקד טלפוני איכותי הוא דבר חיוני עבור כל עסק גדול. זהו רכיב אחד בתשתיות הארגון, אשר כדאי בהחלט להשקיע בו לאורך זמן, לשפר ולהפיק ממנו את המיטב.